ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

Zásady ochrany osobných údajov obsahujú informácie o spracúvaní osobných údajov Advokátskou kanceláriou  LAW WIN s.r.o.

Vaše osobné údaje sú spracúvané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“) a príslušnými slovenskými právnymi predpismi, najmä zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej ako „Zásady“). Okrem toho sú Vaše osobné údaje spracúvané aj v súlade s Kódexom správania pre spracúvanie osobných údajov advokátmi, ktorý bol prijatý Slovenskou advokátskou komorou a ktorý je záväzný pre každého advokáta. Znenie tohto kódexu môžete nájsť na webovej stránke Slovenskej advokátskej komory.

Cieľom dokumentu je uviesť akým spôsobom a za akým účel sú Vaše osobné údaje spracúvané. Tento dokument predstavuje splnenie informačnej povinnosti podľa článku 13 a článku 14 Nariadenia.

1. Prevádzkovateľom vo vzťahu k Vašim osobným údajom

Prevádzkovateľom vo vzťahu k Vašim osobným údajom je LAW WIN s.r.o., so sídlom Vajnorská 98/A , 831 04 Bratislava, IČO: 53 199 782, zapísaná v zozname advokátov vedenom Slovenskou advokátskou komorou pod registračným číslom 8039 (ďalej ako „Prevádzkovateľ“).Prevádzkovateľa môžete kontaktovať vo veciach týkajúcich spracúvania a ochrany osobných údajov na adrese spoločnosti LAW WIN s.r.o. alebo e-mailom: office@lawwin.sk

2. Osobné údaje ktoré Prevádzkovateľ spracúva a za akým účelom

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sú potrebné na spracúvanie osobných údajov vždy v súlade so zásadou minimalizácie tak, aby Prevádzkovateľ plnil zmluvné a zákonné požiadavky alebo aby spracúval osobné údaje, na spracovávanie ktorých má oprávnený záujem, vždy len v rozsahu nevyhnutnom na splnenie účelu. Osobné údaje sú všetky informácie, ktoré môžu byť použité na vašu identifikáciu, alebo ktoré sú s Vami, ako fyzickou osobou, spojené.

3. Prevádzkovateľ získava osobné údaje

3.1 Priamo od klienta

Ak ste klientom Prevádzkovateľa, Prevádzkovateľ získava Vaše osobné údaje predovšetkým od Vás. Poskytnutie Vašich osobných údajov je úplne dobrovoľné, avšak v niektorých prípadoch je nevyhnutné na to, aby Vám Prevádzkovateľ mohol poskytovať právne služby v súlade so zákonom č. 586/2003 Z.z. o advokácii v znení neskorších predpisov (ďalej ako „Zákon o advokácii“). Vo výnimočných prípadoch môže neposkytnutie Vašich osobných údajov viesť k odmietnutiu poskytovania právnych služieb.

V niektorých prípadoch získavame Vaše osobné údaje aj z iných zdrojov ako od Vás, a to napríklad od orgánov verejnej moci, z verejne dostupných zdrojov, prípadne od iných osôb.

3.2 Ak nie ste klientom Prevádzkovateľa

Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje zväčša priamo od svojich klientov, z verejných zdrojov alebo od orgánov verejnej moci (napr. ak ste protistranou v konaní). V uvedenom prípade môže Prevádzkovateľ získavať Vaše osobné údaje aj proti Vašej vôli (a to na základe zákonného oprávnenia a povinnosti vykonávať advokáciu a poskytovať právne služby v súlade so Zákonom o advokácii).

4. Účel a právny základ spracúvania osobných údajov

Osobné údaje sú Prevádzkovateľom spracúvané iba na odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia na právnom základe.

Právny základ:
Plnenie zmluvných povinnosti – za týmto účelom spracúva Prevádzkovateľ osobné údaje, ak ste s Prevádzkovateľom uzatvorili zmluvu, alebo aby sa na základe Vašich požiadaviek vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (predzmluvné vzťahy). Prevažne pôjde o zmluvu o poskytovaní právnych služieb. Účelom je plnenie zmlúv s klientmi.

Plnenie zákonných povinností – Prevádzkovateľ je v určitých prípadoch povinný spracúvať Vaše osobné údaje pri plnení svojich zákonných povinností. Takéto povinnosti vyplývajú najmä z predpisov o účtovníctve, daňových predpisov, ako aj zo Zákona o advokácii a s ním súvisiacich predpisov, účelom je:

• evidencia a vybavovanie prijatej a odoslanej pošty (vrátane elektronickej schránky)
• vedenie knihy odoslanej a prijatej pošty
• príprava právnej analýzy na žiadosť klienta
• zastupovanie klientov v konaniach pred súdmi, orgánmi verejnej moci a inými subjektmi
• obhajoba v trestnom konaní
• spisovanie listín o právnych úkonoch
• komunikácia s klientmi a inými fyzickými osobami týkajúca sa výkonu advokácie alebo zmluvného vzťahu s klientom
• zisťovanie totožnosti dotknutých osôb prostredníctvom svedkov, vyjadrení alebo iných listinných dôkazov
• autorizácia zmlúv vrátane vyhľadávania informácií o osobách, ktorým by uzavretím zmluvy mohla vzniknúť škoda
• vykonávanie konverzie a zaručenej konverzie
• evidencia času, úkonov a poskytnutého poradenstva klientovi
• vedenie spisovej agendy advokáta, vrátane administratívnych činnosti súvisiacich s poskytovaním právnych a iných služieb
• plnenie povinností pri ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti (identifikácia podozrivých operácií)
• spracovanie účtovných dokladov
• vybavovanie uplatnených práv dotknutých osôb

Plnenie z dôvodu oprávneného záujmu – Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu výlučne v prípadoch, ak je spracúvanie nevyhnutné na sledovanie oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo oprávnených záujmov tretej strany. Podmienkou však je, že nad týmito záujmami neprevažujú Vaše záujmy alebo Vaše základné práva a slobody. Účelom je evidencia zmlúv, klientov a obchodných partnerov, vedenie ostatnej obchodnej komunikácie (okrem komunikácie s klientmi týkajúcej sa výkonu advokácie alebo plnenia zmluvného vzťahu). V súvislosti so zabezpečením osobných údajov prijal Prevádzkovateľ Interné nariadenie o ochrane osobných údajov, v ktorej sú bližšie špecifikované bezpečnostné opatrenia, ktoré boli za účelom zabezpečenia Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom prijaté.

5. Prevádzkovateľ môže poskytnúť Vaše osobné údaje aj ďalšej osobe

V zmysle Zákona o advokácii má Prevádzkovateľ povinnosť zachovávať mlčanlivosť. Prevádzkovateľ však má v určitých prípadoch obmedzenú povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci. Povinnosť mlčanlivosti Prevádzkovateľa sa nevzťahuje na prípad, ak ide o zákonom uloženú povinnosť prekaziť spáchanie trestného činu. Výnimkou je tiež situácia, kedy je Prevádzkovateľ povinný oznámiť určité informácie v súvislosti s predchádzaním a odhaľovaním legalizácie príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu (t.j. v súvislosti s tzv. „praním špinavých peňazí“).

Sprostredkovatelia
V niektorých prípadoch poskytuje Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje aj svojím sprostredkovateľom, t.j. externým subjektom, ktoré spracúvajú Vaše osobné údaje v mene Prevádzkovateľa. Sprostredkovatelia spracúvajú osobné údaje na základe zmluvy uzavretej s Prevádzkovateľom, v ktorej sa zaviazali, že prijali primerané technické a bezpečnostné opatrenia za účelom bezpečného spracúvania Vašich osobných údajov. Sprostredkovateľmi Prevádzkovateľa v súčasnosti sú: spoločnosť poskytujúca služby v oblasti vedenia účtovníctva, spoločnosť zabezpečujúca webhosting webovej stránky Prevádzkovateľa a spoločnosť poskytujúca mail hosting.

Ďalší príjemcovia
Medzi ďalších príjemcov Vašich osobných údajov môžu patriť aj notári, audítori, orgány štátnej a verejnej správy (súdy, orgány činné v trestnom konaní, okresné úrady a pod.) alebo spolupracujúce advokátske kancelárie.

6. Prenášanie osobných údajov do tretích krajín a medzinárodných organizácií

V určitých prípadoch (uskutočňovanie komunikácie s klientmi pri plnení zákonných a zmluvných povinností Prevádzkovateľa, ako aj pri vedení ostatnej obchodnej komunikácie) prichádza k prenosu Vašich osobných podľa poskytovateľa mail hostingových služieb. Tento prenos je zabezpečený prostredníctvom certifikácie spoločností, prostredníctvom ktorej je zabezpečená primeraná úroveň ochrany Vašich osobných údajov.

Cezhraničný prenos Vašich osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) nerealizujeme

7. Dĺžka uchovania osobných údajov

Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Pri uchovávaní osobných údajov sa riadime odporúčanými dobami uchovávania v zmysle uznesenia predsedníctva Slovenskej advokátskej komory číslo 29/11/2011, napr.:

• knihu došlej pošty a knihu odoslanej pošty po jej zaplnení uschováva advokát počas desiatich rokov od dátumu prijatia alebo odoslania poslednej zásielky zapísanej v knihe
• inventárny zoznam archivuje advokát počas desiatich rokov od jeho spísania
• ak advokát vedie menoslov klientov a protokol klientskeho spisu elektronicky, ku koncu kalendárneho roka vyhotoví za kalendárny rok jeho tlačenú formu a túto uloží v kancelárii bez časového obmedzenia
• skartačná lehota klientskeho spisu je 10 rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky na uloženie spisu do archívu

Na advokátov sa vzťahujú stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácii, podľa ktorých existujú určité okolnosti, ktoré predlžujú naše doby uchovávania osobných údajov, resp. bránia nám v skartácii niektorých dokumentov z pochopiteľných dôvodov napríklad:

• klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom, nie je možné skartovať
• skartovať nie je možné protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov
• skartovať nie je možné klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu
• skartovať nie je možné klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v  trestnom konaní, Slovenskou advokátskou komorou, ktoré obsahovo súvisí s  obsahom klientskeho spisu, alebo predmetom ktorého bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi

8. Vaše práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov

• Právo na prístup – Ako dotknutá osoba máte právo získať od Prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či spracúva Vaše osobné údaje a ak áno, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom a informácie podľa článku 15 Nariadenia. Prevádzkovateľ Vám poskytne kópiu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Ak podáte žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie Vám Prevádzkovateľ poskytne v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob.
• Právo na opravu – Na zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti Vašich osobných údajov prijal Prevádzkovateľ primerané opatrenia. Ako dotknutá osoba máte právo na to, aby Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnil Vaše neúplné osobné údaje.
• Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“) – Taktiež máte právo dosiahnuť u Prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie Vašich osobných údajov, ak sú splnené určité podmienky, napríklad v prípade, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré ich Prevádzkovateľ získal alebo spracúval. Toto Vaše právo je však potrebné posudzovať individuálne, keďže môže nastať situácia, kedy Prevádzkovateľovi vo výmaze osobných údajov bránia iné okolnosti (napríklad zákonná povinnosť Prevádzkovateľa). To znamená, že v takom prípade nebude môcť Prevádzkovateľ vyhovieť Vašej žiadosti o vymazanie osobných údajov.
• Právo na obmedzenie spracúvania – Taktiež máte právo na to, aby Prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov. Bude tomu napríklad v prípade, ak napadnete správnosť osobných údajov alebo ak je spracúvanie protizákonné a žiadate o obmedzenie spracúvania, prípadne Prevádzkovateľ už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Prevádzkovateľ obmedzí spracúvanie Vašich osobných údajov, ak o to požiadate.
• Právo na prenosnosť údajov – Za určitých okolností máte právo na prenos osobných údajov inému prevádzkovateľovi, ktorého určíte. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracúva na základe súhlasu, ktorý ste Prevádzkovateľovi udelili, na  základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán alebo v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje automatizovanými prostriedkami.
• Právo namietať – Máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, napríklad v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu alebo pri spracúvaní, v rámci ktorého dochádza k profilovaniu. Ak podáte námietku voči takémuto spracúvaniu osobných údajov, Prevádzkovateľ nebude Vaše osobné údaje ďalej spracúvať, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na ďalšie spracúvanie Vašich osobných údajov.
• Právo odvolať súhlas – Ak vaše osobné údaje Prevádzkovateľ spracúva na základe Vášho súhlasu, máte právo odvolať svoj súhlass ďalším spracúvaním Vašich osobných údajov. Súhlas môžete odvolať tak, ako ste ho Prevádzkovateľovi udelili, t.j. písomne alebo e-mailom.

9. Automatické rozhodovanie a profilovanie

Automatickým rozhodnutím je rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má pre Vás právne účinky alebo Vás podobne významne ovplyvňuje. AKS nevyužíva pri spracúvaní Vašich osobných údajov automatické rozhodovanie ani profilovanie.

10. Cookies

Prevádzkovateľ môže využíva na svojej webovej stránke, www.lawwin.sk súbory cookies. Súbory cookies sú malé textové súbory, ktoré si webová stránka ukladá do Vášho zariadenia počas jej prehliadania a slúžia napr. na zabezpečenie základnej funkčnosti webovej stránky, na meranie návštevnosti webovej stránky alebo na marketingové účely.

Na webovej stránke Prevádzkovateľ tiež môže využívať tzv. funkčné cookies súbory (esenciálne), ktoré zabezpečujú základnú funkčnosť webovej stránky a analytické cookies súbory, prostredníctvom ktorých webová stránka Prevádzkovateľa zbiera údaje o návštevnosti (o počte a dátume návštev). Pri využívaní cookies súborov na webovej stránke Prevádzkovateľa neprichádza k spracúvaniu Vašich osobných údajov.

Ukladanie cookies súborov do Vášho zariadenia môžete spravovať prostredníctvom nastavení Vášho prehliadača, napr. tak, že používanie cookies súborov zablokujete. V opačnom prípade sa nastavenie Vášho prehliadača, prostredníctvom ktorého si prehliadate webovú stránku Prevádzkovateľa považuje, v zmysle § 55 ods. 5 zákona č. 351/2011 Z.z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov, za Váš súhlas s používaním cookies súborov na webovej stránke Prevádzkovateľa.

11. Platnosť

Vzhľadom na to, že sa môže v budúcnosti vyžadovať aktualizácia informácií o spracúvaní osobných údajov obsiahnutých v týchto Zásadách, Prevádzkovateľ je oprávnený tieto Zásady kedykoľvek aktualizovať.